Privacy Policy

3.1 Per Partner Veterinari

Raccogliamo e trattiamo le seguenti categorie di dati:

3.2 Per Utenti Proprietari

Raccogliamo e trattiamo le seguenti categorie di dati:

3.3 Natura dei Dati Clinici Veterinari

I dati clinici veterinari (referti, analisi, diagnosi) riguardano la salute dell'animale e non costituiscono di per sé "categorie particolari di dati personali" ai sensi dell'art. 9 GDPR, il quale tutela esclusivamente i dati relativi alla salute delle persone fisiche.

Tuttavia, i documenti clinici veterinari caricati sulla Piattaforma contengono frequentemente dati personali dei proprietari (nome, cognome, recapiti, numero microchip collegabile all'anagrafe) e dei professionisti veterinari (nome, timbro, firma). Tali dati personali sono trattati ai sensi dell'art. 6 GDPR.

Il trattamento dei documenti clinici è consentito sulla base di:

• Esecuzione del contratto (Art. 6(1)(b) GDPR): fornire il Servizio richiesto (gestione Cartella Clinica Digitale).
• Consenso esplicito (Art. 6(1)(a) GDPR): per l'elaborazione tramite AI Features (consenso separato e facoltativo, vedi Sezione 14).
• Interesse legittimo (Art. 6(1)(f) GDPR): conformità normativa e sicurezza della Piattaforma.

4.1 Finalità Comuni (Partner e Utenti)

4.2 Finalità Specifiche per AI Features

Le AI Features sono un modulo opzionale del Servizio, attivabile separatamente dall'Utente. L'elaborazione AI dei documenti avviene esclusivamente previa raccolta di un consenso specifico e separato (vedi Sezione 14).

4.3 Finalità Specifiche per Analytics e Marketing

Le finalità di analytics e marketing non sono attualmente attive sulla Piattaforma. La presente sezione descrive il quadro di riferimento applicabile in caso di futura attivazione, sempre subordinata al consenso dell'Utente tramite cookie banner.

5.1 Destinatari Interni

• Team Amministrativo di Zoowanda: accesso ai dati di fatturazione e contatto.
• Team Tecnico: accesso a log tecnici e dati di sicurezza.
• Team Supporto: accesso a comunicazioni Utente per la risoluzione di problemi.

5.2 Destinatari Esterni (Responsabili del Trattamento)

5.3 Condivisione con Partner Veterinari

Gli Utenti proprietari comprendono che i documenti e i dati clinici caricati nella Cartella Clinica Digitale possono essere visualizzati dal Partner veterinario designato. Tale condivisione è essenziale al Servizio e costituisce un presupposto della gestione della cartella clinica.

5.4 Trasferimenti Extra-UE

Elaborazione AI (Google Cloud): Zoowanda utilizza esclusivamente data center situati nell'Unione Europea (europe-west4 (Paesi Bassi)) per l'elaborazione AI dei documenti clinici. Il contenuto testuale pseudonimizzato non viene trasferito al di fuori dell'UE per questa finalità.

Servizi accessori di Google Cloud (assistenza tecnica, monitoraggio) potrebbero comportare accesso da parte di personale situato al di fuori dell'UE: in tali casi Zoowanda si avvale delle Clausole Standard Contrattuali (SCC) approvate dalla Commissione Europea, conformemente alla sentenza Schrems II.

Stripe e altri servizi con sede USA: per i servizi di pagamento e altri fornitori extra-UE, Zoowanda si avvale di SCC e verifica che ciascun fornitore disponga di adeguate misure di sicurezza supplementari.

6.1 Diritto di Accesso (Art. 15 GDPR)

L'Utente ha diritto di ottenere conferma del trattamento e di ricevere copia in formato leggibile e strutturato dei propri dati personali.

6.2 Diritto di Rettifica (Art. 16 GDPR)

L'Utente ha diritto di rettificare dati personali inesatti o incompleti. Nella maggior parte dei casi è possibile auto-correggersi accedendo al proprio Account.

6.3 Diritto di Cancellazione / Diritto all'Oblio (Art. 17 GDPR)

L'Utente ha diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati personali, salvo quando Zoowanda sia obbligata a conservarli per motivi legali.

• Obblighi di conservazione fiscale: 10 anni.
• Documenti clinici: conservazione minima 10 anni (normativa sanitaria).
• Dati anonimizzati o aggregati: non identificabili, esclusi dal diritto di cancellazione.

6.4 Diritto di Limitazione del Trattamento (Art. 18 GDPR)

L'Utente ha diritto di chiedere la limitazione (congelamento) del trattamento in circostanze specifiche, ad esempio mentre contesta l'accuratezza dei dati.

6.5 Diritto alla Portabilità dei Dati (Art. 20 GDPR)

L'Utente ha diritto di ricevere i propri dati in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da macchina (CSV, PDF) e di trasferirli ad altro titolare. Per i dati clinici della Cartella Digitale Zoowanda fornisce un export completo entro 30 giorni dalla richiesta.

6.6 Diritto di Opposizione (Art. 21 GDPR)

L'Utente ha diritto di opporsi al trattamento per finalità di marketing, profilazione o basato su interessi legittimi. Per analytics e marketing il rifiuto può essere espresso tramite il pannello di gestione cookie in qualsiasi momento.

6.7 Diritto di Non Essere Sottoposto a Decisioni Automatizzate (Art. 22 GDPR)

Zoowanda non utilizza decisioni automatizzate con effetti legali significativi sull'Utente. La classificazione AI dei documenti ha natura puramente organizzativa e non produce effetti giuridici.

6.8 Diritto di Reclamo all'Autorità di Controllo

Se l'Utente ritiene che il trattamento dei dati violi il GDPR, può presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

• Garante per la Protezione dei Dati Personali — Piazza di Monte Citorio 121, 00186 Roma.
• Email: garante@gpdp.it — Web: https://www.garanteprivacy.it

7.1 Tempi di Conservazione

7.2 Cancellazione dopo Recesso

Quando un Utente recede, i dati vengono anonimizzati o cancellati entro 90 giorni, fatti salvi gli obblighi legali di conservazione (fiscali e clinici).

10.1 Età Minima

La Piattaforma Zoowanda non è destinata a persone di età inferiore ai 18 anni.

Se un proprietario è minorenne è richiesto il consenso esplicito e scritto di un genitore o tutore legale. Zoowanda si riserva il diritto di chiedere documentazione (copia documento di identità del genitore/tutore).

10.2 Diritti dei Genitori/Tutori

I genitori/tutori hanno il diritto di:

• Visualizzare e controllare il trattamento dei dati del minore.
• Rettificare o cancellare i dati.
• Revocare il consenso in qualsiasi momento.

14.1 Cosa fanno le AI Features

Le AI Features di Zoowanda utilizzano modelli di intelligenza artificiale (Google Cloud Gemini API tramite Vertex AI) per le seguenti operazioni:

• Classificazione documentale: analisi del contenuto testuale per assegnare tag e tassonomie predefinite (es. "analisi del sangue", "vaccino", "radiografia", "ecografia", "ricetta").
• Indicizzazione: rendere i documenti ricercabili nella Cartella Clinica Digitale tramite i tag estratti.

14.2 Base Giuridica

Il trattamento tramite AI Features si basa su:

• Consenso esplicito e separato (Art. 6(1)(a) GDPR): l'Utente fornisce un consenso specifico, informato e separato al momento dell'attivazione delle AI Features. Il consenso è distinto dall'accettazione dei Termini e della Privacy Policy ed è facoltativo: il Servizio base funziona integralmente senza AI Features.
• Esecuzione del contratto AI Features (Art. 6(1)(b) GDPR): una volta attivate le AI Features, il trattamento è anche necessario per fornire il servizio di classificazione richiesto.

14.3 Come Viene Raccolto il Consenso AI

• Momento: al momento dell'attivazione delle AI Features (non alla registrazione).
• Modalità: schermata informativa dedicata con azione affermativa esplicita (pulsante "Autorizzo l'elaborazione AI dei miei documenti").
• Informazione: prima di esprimere il consenso l'Utente visualizza un'informativa che descrive cosa fa l'AI, quali dati vengono elaborati, da chi, dove, e come revocare il consenso.
• Registrazione: il consenso viene registrato con timestamp, versione dell'informativa accettata, indirizzo IP e user agent.
• Nessun pre-flagging: il consenso non è mai pre-selezionato, richiede sempre un'azione affermativa.

14.4 Revoca del Consenso AI

L'Utente può revocare il consenso AI in qualsiasi momento, con la stessa facilità con cui lo ha prestato:

• Tramite la sezione "Privacy e Consensi" nelle Impostazioni dell'Account.
• Disattivando il toggle "AI Features".
• La revoca ha effetto immediato sui nuovi documenti caricati.
• I tag già estratti rimangono disponibili come metadati salvo richiesta esplicita di rimozione.
• La revoca non comporta la chiusura dell'Account né la perdita del Servizio base.
• L'Utente può riattivare le AI Features in qualsiasi momento.

14.5 Pseudonimizzazione Pre-elaborazione

• I dati personali identificativi del proprietario (nome, cognome, indirizzo, telefono, email) vengono rimossi o sostituiti con identificatori generici prima dell'invio al modello AI.
• I dati clinici dell'animale (valori di laboratorio, diagnosi, terapie, nome e specie dell'animale) vengono inviati in quanto necessari per la corretta classificazione.
• Il modello AI riceve un testo che descrive la condizione clinica dell'animale senza identificare il proprietario.
• Il collegamento tra tag estratto e documento originale (e proprietario) avviene esclusivamente nel database interno di Zoowanda, mai nel contesto dell'elaborazione AI.

14.6 Localizzazione dell'Elaborazione e Sicurezza

• L'elaborazione AI avviene su server situati nell'Unione Europea (Google Cloud, region europe-west4 (Paesi Bassi)).
• I dati inviati all'API sono protetti da crittografia in transito (TLS) e a riposo (AES-256).
• Google Cloud conferma contrattualmente (Cloud Data Processing Addendum) che i dati inviati tramite Vertex AI non vengono utilizzati per addestrare i modelli e non vengono conservati dopo l'elaborazione (zero data retention).
• Ogni elaborazione AI viene registrata nel log di audit interno di Zoowanda (ID documento, timestamp, modello utilizzato, esito), senza il contenuto del documento.

14.7 Diritti Specifici dell'Utente per le AI Features

In aggiunta ai diritti generali della Sezione 6, l'Utente ha il diritto di:

• Revocare il consenso AI senza conseguenze sul Servizio base (vedi 14.4).
• Richiedere la rimozione di tutti i tag e classificazioni generati dall'AI per i propri documenti.
• Richiedere informazioni su quali documenti sono stati elaborati dall'AI, quando e con quale esito.
• Contestare una classificazione errata e richiederne la correzione manuale.

15.1 Salvatorietà

Se una disposizione della presente Privacy Policy fosse invalida, le rimanenti disposizioni continueranno a essere valide ed efficaci.

15.2 Legge Applicabile

La Privacy Policy è disciplinata dalla legge italiana e dal GDPR (Regolamento UE 2016/679).